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	지만원

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경리 시스템 개선

어느 한 기업체에 주는 회계 시스템에 대한 조언입니다

자원관리에는 일일감사 시스템이 도입돼야 합니다. 수작업에 의하여 생산하던 거래 자료들을 기계화하고 자료의 전시를 정적인 현황 파악 목적에서 동적인 추세를 파악할 수 있도록 현대화해야 합니다.

특히 재고관리, 현금관리, 예금관리, 지출관리, 계약관리, 단가관리. 외상매출금관리. 카드판매관리에 대해서는 일일감사를 해야 합니다. 통장 정리 등에 시간이 걸리기 때문에 매일매일 감사를 할 수 없는 경우가 있습니다. 그래서 2-3일에 걸쳐 1회씩 감사할 수 있지만 어디까지나 목표와 원칙은 "일일감사"입니다.

특히 외상매출금에는 경리 사고가 잦을 수 있으며 지출, 구매, 계약 담당들의 리베이트 행위는 범 사회적으로 만연돼 있는 부조리이기 때문에 감사활동은 여기에 주안점을 둘 필요가 있습니다. 어느 조직이든 바이어는 기업의 이익보다 개인의 사리를 앞세워 일할 경우가 태반입니다.

현장에서는 원천자료만 제출케 하고 회계자료 및 경영정보를 생산하기 위한 자료의 가공은 모두 회계담당관이 맡도록 해야 합니다. 회계 담당관은 기업체 전체의 정보 생산공장이며 여기에서 생산된 경영정보는 거꾸로 각 사업장 관리자들에게 전파되어 중간관리자들의 경영성과를 파악할 수 있도록 해야 합니다. 현장에서 일하는 사람이 자료를 생산하는 시대는 지났습니다.

작업일지가 Over Time 時給을 산출하기 위해 제출되고 있지만 매우 형식적입니다. 각 프로젝트 별로 투입된 작업자의 작업 시간이 실질적으로 기록될 수 있도록 작업자 쪽지 시스템이 가동될 필요가 있습니다.

작업자는 고유 번호가 기록돼 있는 쪽지를 가지고 있다가 작업에 투입될 때마다 시작하는 시간과 끝나는 시간을 기록하여 작업 반장의 서명을 받은 후 프로젝트 번호가 쓰여있는 바스켙에 집어넣으면 됩니다. 회계과는 이들을 수집 해다가 프로젝트별 관리 회계를 합니다.

경리와 회계에는 대 원칙이 있습니다. 우선 모든 절차와 증빙 방법이 남 보기 좋아야 합니다. "그 정도는 믿어주셔야 합니다"라는 말은 스스로 투명성을 부정하는 말입니다. 겉으로 나타난 증거에 의해 평가받아야 하며 이렇게 될 때에만 경리나 물자 관리 부서에 근무하는 것이 떳떳해 집니다.

모든 회계 기록에는 감사 추적이 용이하도록 연결고리가 마련돼야 합니다. 자기들끼리만 아는 절차나 표현 방법은 스스로의 투명성을 의심받게 하는 행동이입니다. 경리와 회계는 소수의 전문가만이 다룰 수 있는 것이 아니라 생활인이면 누구나 다룰 수 있도록 절차와 표현방법이 상식화돼야 합니다.

일일회계 감사를 원칙으로 해야 합니다. 그러나 통장 일일 정리 등 사정상 일일감사가 불가능할 경우에는 3일을 넘지 않는 범위 내에서 융통성을 허용할 수 있습니다.

모든 회계는 영수증 등 원천자료를 사용해야 하며 구매과나 창고 등에서 올려주는 기록이나 대체전표 등을 그대로 믿고 사용하지 말아야 합니다. 대체전표는 옮겨 적은 것이기 때문에 오기가 있을 수 있습니다. 따라서 회사는 앞으로 대체전표를 작성하지 않는 것을 원칙으로 해야 합니다.

현금과 예금은 분리 통제해야 합니다. 금고에 있는 현금출납부와 은행에 예치된 예금에 대한 예금출납부는 별도 장부에 의해 기록해야 합니다.

예금된 돈을 인출하여 그 자리에서 채권자들에게 무통장입금 양식에 의해 입금시키는 돈까지를 현금으로 취급하고 있는 기업들이 많습니다. 이는 금고에 있는 현금과 혼돈을 초래할 수 있습니다. 이는 예금인출로 분류하고 금고에 있는 현금만 현금으로 간주해야 합니다.

세 가지 통장이 분리 설정돼야 합니다. 직접 예금되는 예금통장, 외상매출금 회수용 통장, 카드 매출금 회수용 통장들입니다.

모든 전표에는 일련번호를 부여하고 이를 통제하기 위한 전표관리대장을 기록 유지해야 합니다.

회계자료는 조직체의 신경 시스템입니다. 어디에 무슨 문제가 있는지를 진단할 수 있는 자료가 생산돼야 합니다.

내부 회계감사는 수입과 지출 재고관리에 대한 일일감사를 실시해야 합니다. 회계 감사역으로는 상고출신 여직원 1명으로도 충분합니다.

재고 추이는 그라프를 그려 추세를 파악할 수 있도록 하는 것이 바람직 합니다. 그라프를 보면 같은 날 입고되고 같은 날 출고되는 양이 얼마인지를 짐작할 수 있게 해야 합니다.

통상은 은행 통장 관리에도 문제들이 있습니다. 통장 수를 하나 또는 두개로 간소화시키는 것은 얼른 보면 그럴 듯 해 보여도 이는 자료의 모호성을 증폭시키는 수단이 될 수 있습니다.

하나의 통장에 여러 개의 입금액이 기록되어 있기 때문에 각각의 입금액이 어느 근거서류와 연결되어진 것인지를 추적하려면 많은 시간이 걸립니다. 통장에 대한 일일 감사가 불가능하면 연간 감사는 절대로 불가능합니다. 따라서 통장은 추적이 가능하도록 세분화하고 일일 감사가 자동적으로 이뤄지도록 세분화시키는 것이 더 좋습니다.

2001. 1. 12


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